Créer & programmer plusieurs sessions

Exemples d’utilisation

1️⃣ Examen donné à toute une promotion répartie sur plusieurs horaires

Une promotion de 100 étudiants est découpée en 4 cohortes/groupes de 25 étudiants qui ont respectivement cours à 8h, 10h, 14h et 16h. Tous les étudiants doivent passer un mini examen en début de cours.

Sur Evalmee :

1. Créez l’examen et importez-y les 100 étudiants assignés à leurs groupes respectifs

2. Créez 3 sessions supplémentaires sur cet examen pour un total de 4 sessions

3. Assignez chaque groupe à une session et définissez les horaires de chaque session

2️⃣ Examen avec choix d’horaire de passage

Un examen où les étudiants peuvent choisir entre 3 horaires de passages différents. Les étudiants ne peuvent passer qu’une seule fois l’examen.

Sur Evalmee :

1. Créez l’examen et importez-y les étudiants

2. Créez 2 sessions supplémentaires sur cet examen pour un total de 3 sessions

3. Définissez les horaires de chaque session

Créer une session par groupe de participants, pas à pas

1. Importez vos participants en les répartissant en groupes (un groupe par créneau). Les groupes doivent exister avant de pouvoir être choisis dans une session.

2. Dans l’onglet Assigner › Session, cliquez sur Ajouter une session.

3. Donnez un Nom à la session (par exemple « 8h »).

4. Choisissez le Mode d’ouverture : Manuel (vous ouvrez la session depuis l’onglet Surveiller) ou Programmé (ouverture et fermeture aux dates définies).

5. Dans Accès, choisissez qui est inscrit : Tous les inscrits (session générale) ou Groupes spécifiques (session restreinte), puis sélectionnez les groupes dans Limiter à des groupes. Seuls les participants de ces groupes sont inscrits à la session.

6. Cliquez sur Créer, puis répétez pour chaque groupe.

7. Sur chaque ligne de session, cliquez sur Convocations pour convoquer uniquement les participants inscrits à cette session. La ligne indique le nombre d’inscrits et l’état d’envoi des convocations. Voir Convoquer par mail les participants

Assigner des étudiants à une session

Quand vous créez une session, par défaut, tous les étudiants y sont inscrits.

Vous pouvez restreindre l’accès à une session à un ou des groupes d’étudiants.

Pour découvrir comment assigner des étudiants à un groupe rendez-vous sur Importer des participants .

Programmation horaire

Chaque session peut être programmée avec ses propres horaires d’ouverture et de fermeture.

L’horaire de fermeture prendra en compte les éventuels aménagements de temps des étudiants inscrits à la session.

Convocations

Vous pourrez envoyer les emails de convocation session par sessions.

Si un étudiant est inscrit à plusieurs sessions, il recevra donc une convocation par session.

Côté étudiant

L’examen est visible sur la page d’accueil de l’étudiant :

• Dès qu’il reçoit sa convocation, ou,

• Dès que la session est ouverte pour une session ouverte manuellement

• 15 minutes avant l’ouverture pour une session programmée

L’étudiant peut voir le sujet et y répondre uniquement quand une session auquel il est inscrit est ouverte.

Si l’étudiant est inscrit à plusieurs sessions d’un même examen, il ne pourra répondre qu’à une seule session.

Suivre les résultats sur plusieurs sessions

• Dans Surveiller › En direct, une colonne Session apparaît dès que l’examen compte plusieurs sessions.

• L’onglet des notes liste les participants de toutes les sessions ensemble. Vous pouvez filtrer par groupe, pas par session : si vos groupes correspondent à vos sessions, filtrer par groupe revient à filtrer par session.

• L’export Excel couvre l’examen entier. Il n’a pas de colonne « session », mais vous pouvez y ajouter la colonne des groupes dans votre modèle d’export.

• Dans l’export des copies en PDF (zip), le nom de chaque fichier contient celui de la session dès que l’examen en compte plusieurs.

FAQ