Ajouter des attributs personnalisés aux participants

Les attributs personnalisés sont des champs que vous définissez pour un examen et que vous remplissez pour chaque participant : numéro de candidat, salle, civilité, numéro de passage… Vous pouvez ensuite les insérer dans vos emails et dans les copies corrigées, sous forme de variables remplacées pour chaque participant.

Les attributs sont propres à un examen : un autre examen n’a pas les mêmes. Ils sont modifiables par les personnes qui peuvent ajouter des participants à l’examen.

Trouver les attributs personnalisés

Dans l’onglet Assigner › Étudiants (ou le terme choisi par votre organisation, par exemple Apprenants), cliquez sur l’icône d’étiquette, à gauche du bouton Ajouter. Chaque attribut apparaît ensuite comme une colonne du tableau des participants.

Créer un attribut

1. Cliquez sur l’icône d’étiquette : la fenêtre Attributs personnalisés s’ouvre.

2. Saisissez le nom de l’attribut dans le champ Nouvel attribut, par exemple « Numéro de salle », puis cliquez sur Ajouter.

À droite de chaque attribut figure sa variable, par exemple {{@numero_de_salle}}. Cliquez dessus (Copier la variable) pour la copier. Dans la même fenêtre, vous pouvez renommer un attribut, le déplacer par glisser-déposer pour réordonner les colonnes, ou le supprimer.

Renseigner les valeurs

Une par une, dans le tableau

Dans l’onglet Assigner › Étudiants, cliquez sur la cellule d’un participant dans la colonne de l’attribut, saisissez la valeur, puis validez avec la touche Entrée ou en cliquant ailleurs. La touche Échap annule la saisie.

Par import d’un fichier Excel

1. Ajoutez au fichier une colonne par attribut, dont l’en-tête est le nom de l’attribut (ou sa variable, par exemple @numero_de_salle).

2. Cliquez sur Ajouter, puis sur Importer un fichier Excel.

Si le fichier contient des colonnes qui ne correspondent à aucun attribut, Evalmee vous demande ce qu’il doit en faire dans la fenêtre Nouvelles colonnes dans le fichier : Créer les attributs ou Ignorer ces colonnes.

Utiliser les attributs dans vos messages

Un attribut s’insère comme les autres variables, avec le bouton Insérer une variable. Ses variables sont listées sous Attributs personnalisés. Le menu propose aussi Gérer les attributs… pour en créer un sans quitter l’éditeur.

Vous trouvez ce bouton à plusieurs endroits :

• La convocation : dans l’onglet Assigner › Session, carte Convocations, Configurer. Voir l’article Convoquer par mail les participants.

• L’email d’envoi des notes aux participants, dans l’onglet Résultats › Partager.

• Le bloc personnalisé des copies corrigées : dans l’onglet Configurer, rubrique Résultats, activez Encart personnalisé sur les copies corrigées. Le texte est imprimé sous le titre de chaque copie corrigée.

Avant l’envoi : les valeurs manquantes

Quand un email contient des variables d’attributs personnalisés, Evalmee vérifie les valeurs avant l’envoi. Si certains participants n’ont pas de valeur, la fenêtre Valeurs manquantes indique, pour chaque attribut, combien de destinataires sont concernés. Vous pouvez annuler pour compléter les valeurs, ou cliquer sur Envoyer quand même : la variable est alors remplacée par un texte vide. Une variable qui ne correspond à aucun attribut de l’examen est signalée de la même façon.